河海大学文天学院郑蒲港校区会议室使用管理暂行规定

河海大学文天学院郑蒲港校区会议室使用管理暂行规定

为规范、合理、有序地使用会议室,加强郑蒲港校区会议室的管理,确保会议的正常召开和接待工作的有序进行,结合新校区实际,特制定以下规定。

一、会议室概况

序号

会议室类型

座位数

1

行政楼1号会议室

65

2

行政楼2号会议室

20

3

行政楼3号会议室

12

上述会议室由校区管理办公室行政部统一管理,协调使用。

二、会议室的安排和使用范围

1、行政楼1号会议室

使用范围:校区集中学习会、教学工作会、小型表彰会、上级来校区检查指导工作的汇报会以及经校管办批准由职能部门召集的有关会议。由召开会议部门负责布置、准备、服务及整理工作。

2、行政楼2号会议室

使用范围:校区行政办公会、辅导员例会、学院领导召集的小型行政工作会、校区职能部门召开的工作会议、上级来校区检查指导工作的小范围汇报会、情况介绍会。由行政部、会议召集部门负责会议室布置、准备、服务及整理工作。

3、行政楼3号会议室

使用范围:学生工作会、专业学生小型座谈会、专业学生干部培训会等。由召开会议部门、专业负责布置、准备、服务及整理工作。

三、会议室日常管理

会议室的日常管理由校管办行政部负责,实行统一管理,专人负责制。

(一)后勤部负责会议室日常卫生清扫工作,保障每次会议前会议室的卫生整洁。各部门、专业使用会议室时,卫生清扫由使用单位负责。

(二)行政部统一安排的会议,由行政部提供笔记本电脑、投影设备以及茶水供应;各部门、专业承办的会议,由承办单位负责提供茶水,如需使用投影设备请在申请表中注明。校区内部会议一律不提供茶杯。

(三)各种会议中使用的横幅、会标等,由会议承办部门负责制作及会后拆除。

(四)会务服务。全校性会议、行政部组织安排的会议,会务服务由行政部负责;其他会务服务工作由使用单位派人负责。

四、申请程序

(一)行政部使用会议室程序

校管办安排的校区性会议,学院领导参加的会见接待等活动,会议室由行政部负责安排。具体程序为:

1、校管办将会议类型、时间、内容通知行政部;

2、行政部负责制定“会议安排”,安排会议室并做好会场服务准备。

(二)职能部门、专业使用会议室程序

相关职能部门、专业需要使用会议室的,除特殊情况外,须向行政部预约申请(大型会议提前三天以上,一般会议提前一天以上),登记并经批准后方可安排使用。具体申请程序如下:

1、预约申请。使用单位填写《会议室使用申请单》,部门、专业负责人签字后交至行政部备案。

2、审批回复。行政部按照各会议室使用范围的规定进行审批申请。如同意会议室预定申请,使用单位将收到申请单的回执单。

3、安排会议。使用单位收到同意会议室预定的回执单后,在会议召开之前到行政部领取行政楼会议室钥匙,进行相应会议安排,会议室使用完毕后将钥匙交还给行政部。

4、如有特殊要求,须经校管办批准,并履行登记手续后方可使用。

5、双休日或节假日使用会议室须在工作日预约申请(寒暑假除外)。因未按要求履行申请手续而造成会议延误等后果,由承办部门负责。

五、使用注意事项

(一)提前预约。不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。

(二)优先使用原则。各部门在使用会议室时间上发生冲突时,由行政部统一协调。内宾礼让外宾,外事接待工作优先;列入“一周主要工作和活动安排”的会议优先;若相关部门、专业预定的会议室与学校临时重要会议发生冲突时,全院性会议优先。

(三)爱护会议室环境。工作人员进入会议室时,通讯设备应调至静音状态;使用单位应爱护室内公用设施,小心使用,不得带出,如有损坏照价赔偿;保持室内环境卫生,禁止吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸等。

(四)及时交接。会议室使用完毕后,使用单位应及时拆除横幅、会标,关闭所有电源及门窗,把产生的垃圾杂物带走,及时通知行政部负责专人交接。

(五)对于不按规定使用会议室的单位,行政部将通报批评,并减少会议室借用。

六、本规定由校管办行政部负责解释,自颁布之日起执行。

附件:1.会议室使用申请流程图

2.会议室详细情况信息

3.会议室使用申请表

河海大学文天学院

郑蒲港校区管理委员会

2015年12月4日

附件1: 会议室使用申请流程图

编制部门

行政部

 

文件名称

会议室使用申请

任务概述

会议室的预约、申请、使用

流 程

节 点

A

B

申请部门

行政部

1

使用部门填写会议室使用申请表,表见文件附件

使用部门、专业负责人签字或盖章

 

 


 

 

使用部门在会议前自行做好以下准备工作:

音响、多媒体-——通知会议室负责人

照相、摄像——自行协调

LED电子屏——通知行政部

会场布置——申请单位主办,行政部协助

 

申请部门使用会议室

 


会后主办单位整理会场,及时关闭设备,切断电源,垃圾带走,告知会议室负责人

 

会议室会务准备

修改

意见

根据各部门申请安排


 

 

结束

验收会议室

2

3

4

5

6

7

8

9

相关表格

《会议室使用登记表》

           

附件2: 会议室详细情况信息

会议室

会议室布局

可容纳人数

形式

设备情况

横幅

推荐

备注

合计

主席台

1

会议室

65

8

课桌式

中央空调、音响、投影

横向:8~10米

前后:7米

 

2

会议室

20

-

圆桌式

中央空调、音响、投影

横向:8~10米

前后:7米

 

3

会议室

12

-

圆桌式

投影

横向:6~7米

前后:5米

 

附件3:

郑蒲港校区行政楼会议室使用申请表

申请人: 申请人手机:

使用部门:

使用事由:
申请会议室:行政楼1号会议室(

 

行政楼2号会议室(

行政楼3号会议室(

使用人数:

 

 

 

是否使用投影仪

  使用时间: 时至

是否制作横幅

 

内容:

申请部门意见:

 

 

会后使用情况检查

有无关闭门窗 有无恢复布局、打扫卫生

有无关闭空调等电器设备 有无随意张贴,悬挂各种物品

         

一表为备案单

 

 

郑蒲港校区行政楼会议室使用申请表

申请人: 申请人手机:

使用部门:

使用事由:
申请会议室:行政楼1号会议室(

 

行政楼2号会议室(

行政楼3号会议室(

使用人数:

 

 

 

是否使用投影仪

  使用时间: 时至

是否制作横幅

 

内容:

申请部门意见:

 

 

行政部意见:

 

 

 

           

二表为回执单