河海大学文天学院物资采购管理办法(试行)

河海大学文天学院物资采购管理办法(试行)

第一章总 则

第一条为进一步加强学院物资采购的管理和监督,提高资金使用效益,提高物资采购的科学性、合理性、规范性和实效性,结合我院实际,制定本办法。

第二条学院各部门、各系(院)所有物资采购均适用本办法。

本办法所称物资采购,是指利用学院资金及上级专项拨款进行的下列采购:

(一)供教学、科研、行政、后勤等方面使用的物资、设备、仪器、材料;

(二)基建、修缮工程项目内,由我院提供或认质认价的工程主要材料、设备。

第三条物资采购应当公开、公平、公正,遵循竞争、择优、效益的原则。

第二章 物资采购的组织

第四条 学院成立物资采购工作领导小组(以下简称采购组),由院长任组长,分管副院长任副组长,成员由各部门、各系(院)负责人组成。采购组下设物质采购供应中心。

第五条采购组的工作职责是负责学院各部门、各系(院)采购计划的论证、协调和审定,物质采购供应中心的工作职责是组织各类物质采购论证协调会,执行采购组审定的采购要求,按照相关规定组织实施各类采购事项。学院后勤保障部资产管理科为学院物资管理部门,负责固定资产、办公用品(含低值易耗品)的管理。

第三章物资采购程序

第六条物资使用部门提前向部门负责人提出采购申请报告,由各部门负责人初步审核,并报分管院领导审批后,送物质采购供应中心,由物质采购供应中心填报采购计划表交物资采购组论证和审定。原则上采购组每两月论证和审定一批采购计划。

物资采购计划应当包括采购项目的性质、用途、数量、品牌及技术规格等内容。

第七条2000元以下物资采购计划由采购组分管副组长审批,2000元以上、10000元以下的物资采购计划还需报组长审批。10000元以上的物资采购计划需经采购组召开采购工作论证协调会讨论同意后,报组长审批。采购工作论证协调会由分管副组长牵头,物资采购申请部门负责人、物资采购部门负责人、物资管理部门负责人、财务部门负责人、相关专家等人员参加会议。

第八条采购部门依据相关批复,负责组织实施物资采购。2000元以下物资采购由采购部门按照同质对比市场最低价购买,2000元以上、10000元以下物资采购过程原则上至少由2-3人全程参与(采购部门相关负责人、申请部门相关负责人、经办人各1人)。紧急维修或紧急事项所需物资采购,采购组分管副组长可授权委托采购部门负责人或物资使用部门负责人全权负责,但承担相应采购责任。采购工作应做到货比三家,论质论价。5万元以上的大宗物质采购,无特殊情况的须采用招标方式进行。

日杂用品、零星办公用品实行定点采购。由采购组依程序审批后进行定点采购。定点采购单位应每年进行一次招标。

采购计划一经审定同意,除定制物质外,无特殊情况,1万元以下的物质采购应在1周内采购完成,1万元以上5万元以下的物质采购应在15日内采购完成,5万元以上的物质采购应在30日内采购完成。

第九条物质采购部门负责物资采购合同的签订,由物资采购组分管副组长签字确认后交院务部加盖单位公章时统一编号存档,同时交财务部作为付款凭证和质保金扣留依据。

第十条物资由采购部门采购人、物资管理员和使用部门经办人共同验收。验收合格后由物资管理部门登记入库,并通知相关部门按计划表领取。

第十一条各物资申请部门到物资管理部门填写物资领用单,并建立各部门物资使用台账。

第四章物资采购方式

第十一条物资采购的方式主要有:学院集中采购、协议供货采购、分散采购。其中学院集中采购采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价及单一来源等采购方式。公开招标是大宗物资采购的主要方式。学校进行招标的范围及限额标准:

(一)教学、科研、后勤、生产和行政办公设备等批量在10万元以上(含10万元)、单件(套)价格在5万元以上的采购项目;

(二)基建工程合同估算价在20万元以上(含20万元)的工程项目;

(三)装饰与维修工程合同估算价在10万元以上(含10万元)的工程项目;

(四)教材、图书批量金额在5万元以上(含5万元)的采购项目;

(五)生活物资批量金额在5万元以上(含5万元)的采购项目;

(六)合同协议估算价在10万元以上(含10万元)的服务项目。

(七)单项虽未达到以上标准,但在一定时期(一个月)同类项目合同总价达到以上标准的,也必须进行招标采购。

物资采购合同必须明确付款方式,以切实维护学校的利益。物资采购项目的付款方式由采购部门会同财务处根据实际情况确定。

第十二条 实行协议供货、网上竞拍、电子商城、定点服务或批量集中采购项目,按照有关规定执行。

第十三条符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用邀请招标方式采购:

(一)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

(二)采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

第十四条符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用竞争性谈判方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)采用招标所需时间不能满足紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第十五条符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保持原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第十六条采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。

第十七条具体的物资采购方式以物资采购部门申请、采购组审定的为准。

第五章物资采购监督

第十八条物资采购必须严格执行采购工作程序,做到“集体决策、公平竞争、优质优价”。

第十九条对物资采购过程中出现的幕后交易、暗箱操作、虚假招标、投标人相互串通的欺诈行为和行贿受贿行为,按照有关法律法规、党纪政纪的具体规定处理。

第二十条供应商有下列情形之一的,中标、成交无效。

(一)提供虚假材料谋取中标、成交的;

(二)与其他供应商恶意串通的;

(三)采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;

(四)拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。

第二十一条 物资采购工作接受学院纪检部门和社会的监督。任何单位和个人有权对学院物资采购中违纪违法行为进行举报。物资采购部门应如实向学院反映情况,提供有关材料,自觉接受有关部门的监督检查。

第六章物资的日常管理

第二十二条学院各部门、各系(院)要认真做好物资日常管理工作。要根据实际需要设置专职或兼职物资管理员,明确领导职责和岗位责任,建立健全物资管理的各项规章制度,并建立好资产管理台账。

第二十三条固定资产的报废、转让、调拨、出租、出借必须报学院固定资产管理科、财务部审核,经分管院领导批准后执行。

第二十四条固定资产管理科协助财务部负责固定资产的统一核算工作,根据固定资产增加、报废、转移、调拨等资料,按照财务会计制度规定使用会计科目,编制记帐凭证,并及时登记明细帐,定期填报规定的有关报表。

第二十五条物资管理员的主要职责:

(一)负责物资的领用和发放;

(二)负责物资的登记、记帐,做到帐物相符、帐帐相符;

(三)负责物资的检查和管理,防止资产流失,保证物资安全、完整和效益;

(四)负责办理物资的报废、转让、调拨等有关手续;

(五)对物资管理工作提出意见和建议;

(六)配合财务部门的清产核资工作。

第七章附 则

第二十六条本办法自发布之日起施行。

第二十七条 本办法由后勤保障部负责解释。